Taakinstructie Wedstrijdsecretariaat De Roersoppers
Deze taakinstructie vormt een onlosmakelijk onderdeel van het Huishoudelijk Reglement (art. 10.4).
Tussentijdse aanpassingen/wijzigingen, die het functioneren ten goede komen, zijn na toestemming van het bestuur en indien nodig na vooraf overleg met eventuele andere commissies, altijd mogelijk. Er vindt geen rapportage over de voortgang van de werkzaamheden, zoals vermeld in art. 10.5 van het Huishoudelijk Reglement, naar het bestuur plaats.
Algemeen
Communicatie KNZB- Aanvragen wedstrijden- Aanvragen startnummers- Aan- en af -meldingen leden- Controle site KNZB limieten NK- Opstellingen en uitslagen verwerken en uitnodigingen wedstrijden versturen- Het wedstrijdsecretariaat krijgt een eigen mailadres.- Regelen tijdwaarnemers nader te bepalen wedstrijden?- Onderhouden en beschikbaar stellen Splash voor de TC.- Het wedstrijdsecretariaat informeert, voor zover bij hen bekend, de TC omtrent de wijzigingen van “Reglement D Zwemmen” en de daarbij behorende “Toelichting” (zie ook http://www.knzb.nl/knzb/reglementen).
Wedstrijden algemeen
Alle uitnodigingen voor wedstrijden die bij het Wedstrijdsecretariaat (WS) binnenkomen worden direct doorgeleid naar de Technische Commissie (TC). Dit geldt uiteraard ook voor uitnodigingen die bij anderen van de Roersoppers binnenkomen. Wedstrijden die in de wedstrijdkalender zijn opgenomen zullen worden begeleid door een leider die door de TC wordt aangewezen (HR art.14.2).
Nationale zwemcompetitie, Minioren- en Swimcick- wedstrijden
De definitieve wedstrijdkalender van de KNZB, poule-indeling en de pouleafspraken voor deze wedstrijden worden ieder jaar in juni gemaakt tijdens de”Grote TC –vergadering” van Zwemcommissie Limburg van de KNZB regio Zuid.Deze vergadering zal minimaal door een persoon van het WS worden bijgewoond.- Het WS heeft een aanspreekpunt per deelnemersgroep bij de TC.- De TC ontvangt van het WS de uitnodigingen voor deze wedstrijden.- Uiterlijk 8 dagen voor de wedstrijd stuurt de TC de opstelling naar het WS, tenzij anders bepaald.- Het WS stuurt de inschrijving (na controle van startnummers, tijden, voorwaarden, bepalingen en reglementen van de KNZB, enz.) met opgave van de afgesproken officials (tijdwaarnemers) naar de organiserende vereniging. Uiteraard geldt dit ook voor thuiswedstrijden.
Enkele belangrijke links voor onder andere de uit te voeren controles:
Reglementen KNZB
Soorten wedstrijden en voorwaarden
Handboek Zwemmen
Afmeldingen van zwemmers worden door de TC aan het WS doorgegeven, die dit vervolgens doorgeeft aan de organiserende vereniging.- Afmeldingen dij bij het WS binnenkomen, worden direct gemeld bij TC.- Op de dag van de wedstrijd moet de betreffende begeleider van de wedstrijd telefonisch bereikbaar zijn voor het doorgeven afmeldingen. (Conform afspraken omtrent de afmelden AFGEM of NG).
Officials
Voor welke wedstrijden van de wedstrijdkalender er verder tijdwaarnemers geleverd moeten worden is afhankelijk van de wedstrijdvoorwaarden en afspraken.
Wedstrijden buiten de wedstrijdkalender
Er is door het bestuur besloten dat deelname aan deze wedstrijden op eigen verantwoording geschiedt en dus zonder begeleiding.Er kan dan geen claim worden gelegd op officials van de Roersoppers. Dit dienen de deelnemers zelf te regelen. Deelname aan deze wedstrijden dient door de deelnemers vooraf te worden gemeld bij de TC.
Organisatie thuiswedstrijden
Voor de organisatie van de thuiswedstrijden gebruiken we het “Draaiboek organisatie thuiswedstrijden Roersoppers (versie 24-10-2013). Hierin staan alle taken voor WS, TC, CN, leden en bestuursleden benoemd. Dit draaiboek vormt, wat de taken van het WS betreft, een onderdeel van deze taakinstructie en is als bijlage toegevoegd.
Ingangsdatum
De taakinstructie treedt definitief in werking volgens de Slotbepalingen (art. 20.2 ) van het Huishoudelijk Reglement.
Opgesteld d.d. 04-06-2014 en aangepast op 14-06-2014.